Die Stadt Neu-Ulm sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:
Verwaltungskraft (m/w/d) für die Abteilung Jugend, Soziales und Senioren
Vergütung:
Entgeltgruppe 7 TVöD
Arbeitszeit:
31,2 Wochenstunden
Urlaub:
30 Tage Urlaubsanspruch bei einer 5-Tage-Woche
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
- Bearbeitung des Buchungswesens (Prüfung und Anweisung von Rechnungen im Rechnungsworkflow)
- Betreuung des Elternportals im Bereich Ferienbetreuung (Veranstaltungserstellung, Datenpflege, Anmelde- und Wartelistenverwaltung, Elternkontakte, Zahlungsüberwachung, Beschwerdemanagement)
- Erfassung von Arbeits- und Gleitzeiten sowie Urlaubs- und Krankmeldungen der Mitarbeitenden im ATOSS-System
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs (E-Mails, Funktionspostfächer, Eingangspost)
- Digitale Aktenführung und Ablage sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
- Unterstützung bei Förderanträgen, Verwendungsnachweisen und der Abwicklung freiwilliger Zuschüsse
- Organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung und der Mitarbeitenden (z. B. Veranstaltungsorganisation, Raumplanung, Koordination externer Anbieter, Öffentlichkeitsarbeit, Vorbereitung von Ausschreibungen und Vertragsunterlagen)
Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Abschluss des Beschäftigtenlehrgang I (früher Angestelltenlehrgang I) oder vergleichbare Ausbildung (Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Steuerfachangestellter (m/w/d), Bankkaufmann (m/w/d) etc.)
- Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Verwaltungssoftware
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsgeschick sowie Fähigkeit zur Priorisierung
- Soziale Kompetenz, insbesondere Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Kenntnisse kommunaler Strukturen sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
Unser Angebot an Sie:
- Eine Eingruppierung in der Entgeltgruppe 7 TVöD (von 2.564,18 € bis 3.148,04 € je nach einschlägiger Berufserfahrung)
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell) und Telearbeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
- Tarifliche Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld), leistungsorientierte Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung)
- Vergünstigtes Jobticket für die Nutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel sowie Gewährung eines Zuschusses
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gesundheitsförderung durch ein umfassendes Gesundheitsprogramm
- Krisensicherer Arbeitsplatz